Những chú ý khi viết email chuyển nhượng bằng anh ngữ

1. chú ý khi viết văn thơ chuyển nhượng (formal type) bằng ngoại ngữ :

Khi viết văn thư chuyển nhượng bằng anh văn : thư tín thương mại (business letter): thư xin việc (application letter), thư mời (inviting letter), đơn hàng (Purchase Order), thư thưa kiện (letter of complaint), thư trả lời thưa kiện (letter of answer) …. ta cần lưu ý và tuân thủ một ít luật lệ sau:

1. không viết tắt: Phải viết hoàn chỉnh I am, I will, I have seen, I do not, … không được viết I’am, I’ll, I don’t, I’ve seen

2. không phải dùng từ thông tục , tiếng lóng, từ thân thích : wanna, kid, dad, mate, …

3. không phải dùng động từ want cho thứ bậc nhất, hãy dùng would like. không phải dùng động từ should cho thứ bậc 2 (đừng lên lớp khuyên bảo đối tác), chỉ dùng cho thứ bậc nhất (xin lời khuyên). Dùng may hoặc could thay cho can, would thay cho will, …

4. Hãy lễ độ cho dù đang giận dữ : dùng Dear ở đầu thư, và dùng please khi muốn yêu cầu

5. Hãy viết cho ngắn gọn, nhưng đủ ý. Câu văn cũng vậy, ngắn, không phải dùng câu phức với 3, 4 mệnh đề (complex sentense). Câu phải có trọn vẹn subject, verb, direct object và indirect object nếu có.

6. Hãy nhớ dùng và dùng chính xác nhiều dấu chấm câu: chấm, chấm phẩy, phẩy, dấu hai chấm. nếu 1 ý chính có rất nhiều ý phụ, dùng dấu gạch đầu dòng. kém dùng hoặc tuyệt đối không dùng dấu chấm than (!).

7. Tránh lỗi nêu lên câu rườm soát : Xảy ra tình trạng ở 1 câu chẳng phải biết danh từ nào làm chủ cho động từ nào, hoặc chẳng phải biết động từ nào thể hiện hành động bởi chủ từ nào, và không biết hành động đó tác động đến đối tượng nào.

8. hoàn toàn tránh: lỗi văn phạm, lỗi chính tả

9. Tránh lỗi ambiguity: câu, từ các nghĩa, gây hiểu lầm. Dùng từ rõ ràng , không dùng từ bác học.

10. Cuối thư:

• Regards, Best Regards, Hai cách này dùng thông dụng trên những tình huống .
• Sincerely Yours, Dùng ở trong thư xin việc, thư khiếu nại , thư mời vì mang nghĩa “thành tâm ”– Faithfully Yours, Dùng ở thư đáp bởi nhà mua bán cho khách hàng , vì mang nghĩa “trung thành”.

2. vì sao để tạo ấn tượng tốt khi viết email bằng ngoại ngữ

những người thường e ngại rằng khả năng ngoại ngữ của mình chưa đủ để viết các bức thư anh văn mua bán nhanh nhất , đặc biệt là nhiều con người tốt nghiệp những chuyên ngành như Kế toán, tài chính , Quản trị… cho nên mong ngóng nội dung sau đây hữu dụng với những bạn đang gặp phải kết quả với phần mềm học tiếng anh. 

2.1 Cách xưng hô khi viết email bằng tiếng anh

Trước hết , chắc chắn rằng mọi người viết chính xác tên bởi người nhận. chúng ta cũng nên phát biểu giới tính và chức danh xác thực của người đó. Người Anh thường dùng Ms. cho nữ giới và Mr. cho đàn ông . Chỉ sử dụng Mrs. khi chúng ta chắc chắn là đưa ra rằng người đàn bà ấy đã thành hôn . Khi không phải biết tên bởi người nhận và không thể tìm kiếm được thông báo này các bạn viết “To Whom It May Concern” (với rất nhiều ai có liên tưởng ). trong văn viết bởi người Mỹ, sau lời đầu thư mọi người sẽ cần thêm dấu phẩy. ví dụ : Dear Ms Mackenzie, …

2.2 Hỏi thăm ngắn gọn đầu thư

Đối với hầu hết nhiều chủng loại thư tín thương mại , câu đầu tiên thường là lời hỏi thăm thể hiện sự mong ước bởi ta đối với người đọc.

• I hope you are enjoying a fine summer. (Tôi hi vọng ngài đang có một mùa nóng thích thú ).
• Thank you for your kind letter of January 5th. (đa tạ ngài vì bức thư ngày 5/1).
• I came across an ad for your company in The Star today. (Tôi tình cờ nhìn thấy PR bởi xí nghiệp anh trên tờ The Star ngày hôm nay ).
• It was a pleasure meeting you at the conference this month. (luôn luôn hân hạnh vì đã được gặp ngài tại buổi hội thảo vừa qua).
• I appreciate your patience in waiting for a response. (Tôi đánh giá cao sự nhẫn nại đợi chờ hồi âm của ngài).

Sau lời hỏi thăm đầu thư ngắn gọn, hãy nêu rất nhiều điểm chính của bức thư ở trên một hoặc hai câu. sử dụng vài đoạn văn ngắn gọn để nêu chi tiết cụ thể hơn của kết quả ta đang muốn đề cập. Nếu một đoạn văn đã trình bày đủ ý của mọi người , đừng cố viết thêm để làm bức thư trông dài hơn.

• I’m writing to enquire about… (Tôi viết thư để yêu cầu ….)
• I’m interested in the job opening posted on your company website. (Tôi khá mong mỏi đến vị trí tuyển dụng dụng mà công ty ngài đã đăng ở trong trang web bởi công ty ).
• We’d like to invite you to a members only luncheon on April 5th. (Chúng tôi cực kỳ mong ngài có mặt ở trên bữa tối trưa với những thành viên khác vào ngày 5/4).

2.3. Phần nội dung chính trong 1 bức thư được viết bằng anh ngữ thường bao gồm:

2.3.1 Nếu chúng ta muốn đề cập đến những kết quả tế nhị như từ chối một lời đề nghị hay thông báo cho một nhân viên anh con người bị thôi việc, hãy viết về điều này ở nhiều đoạn văn tiếp theo thay vì mở đầu thư. Dưới đây là một vài cách thông báo rất nhiều tin tức không phải mấy dễ dàng chịu thuộc loại này:

• We regret to inform you… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với ông/bà rằng…)
• It is with great sadness that we… (khôn cùng thương tiếc báo tin…)
• After careful consideration we have decided… (Sau khi đã xem xét cân nhắc, cặn kẽ chúng tôi đã đồng ý …)
• I am writing in reply to your letter of 4 September regarding your outstanding invoice. (Tôi viết thư để trả lời lá thư bởi ông/bà gửi ngày 4 tháng 9 về tờ hóa đơn chưa được chi trả bởi cơ quan ông/bà)

2.3.2 Khi ta viết cho họ mà các bạn muốn đề cập các việc đã thảo luận trong lá thư trước đó, hãy dùng các mẫu câu sau:

• Further to our conversation, I’m pleased to confirm our appointment for 9.30am on Tuesday, 7 January. (Theo như bạn đã thảo luận , tôi luôn luôn vui được chắc chắn lịch hẹn của bạn vào hồi 9:30 sáng thứ Ba ngày 7 tháng 1.)
• As you started in your letter, … (Như khi mọi người bắt đầu trong thư, …)
• Regarding … / Concerning … / With regards to … (Về vấn đề … / liên quan đến… / liên tưởng với…)
• As you told me,… (Như ta đã xác nhận với tôi…)
• As you mentioned in the previous one,… (Như bạn đã đề cập trước đó…)
• As I know what you wrote me,… (Như nhiều gì bạn đã viết cho tôi…)

2.3.3 con người cũng dùng những mẫu câu lịch sự sau để hỏi về vấn đề nào đó:

• I would be grateful if … (Tôi mãi hàm ơn nếu…)
• I wonder if you could … (Tôi tự hỏi nếu mọi người có thể … )
• Could you please …? Could you tell me something about …? (bạn có khả năng hài lòng … / ta cho tôi biêt về…)
• I would particularly like to know … (Tôi đăc biệt muốn biết…)
• I would be interested in having more details about … (Tôi quan tấm đến việc có thêm chi tiết về việc…)
• Could you please help me …(inform the student of final exam…), please? (Ông hài lòng giúp tôi … (thông báo cho học sinh bởi kỳ thi kết thúc …), xin bằng lòng ?)
• I would like to ask your help … (Tôi muốn nhờ sự hỗ trợ của chúng ta về…)

2.4 Cách kết thúc mãn nhãn khi viết email bằng ngoại ngữ

Đoạn kết trên bức thư của con người cần có nhiều yêu cầu , ghi chú về nhiều tài liệu gửi kèm theo (nếu có). Nếu cần thiết , hãy thêm cả địa chỉ contact bởi ta ở trong đoạn văn cuối thư. Dưới đây là một ít cách diễn tả thông dụng để viết đoạn kết một bức thư thương nghiệp :

• I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi luôn chắc chắn là cảm ơn nếu ông/bà có thể giải quyết vấn đề này càng đầu tiên càng tốt.)
• If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu ông/bà cần thêm thông báo gì, xin cứ contact với tôi.)
• I look forward to… (Tôi cực kỳ trông chờ …)
• Please respond at your earliest convenience. (Xin hãy hồi âm ngay khi rất nhiều ngài có khả năng ).
• Nếu bạn tiến hành bằng Dear Mr, Dear Mrs, Dear Miss, hay Dear Ms, chúng ta nên kết cục thư bằng cụm sau: Yours sincerely, (kính thư)
• tuy vậy , nếu mọi người triển khai lá thứ bằng Dear Sir, Dear Madam, hay Dear Sir or Madam, hãy dùng câu sau: Yours faithfully, (kính thư)

Có nhiều cách để kết thúc thư điện tử ở trên việc làm , nhưng thường dùng rất nhiều cách sau: Regards, / Kind regards, / Best regards, / With kind regards, / Continues success, / Sincerely yours, / Sincerely / Best Wishes, / All the best! (kính thư). Cuối e-mail ở việc làm , chúng ta nên viết bọn họ tên đầy đủ , tổ chức, và địa chỉ liên lạc của mình.

3. một vài từ viết tắt thường được dùng ở trong email

• ASAP = as soon as possible
• CC = carbon copy (khi ta gửi thư cho quá một người, nên thêm từ này để báo cho người nhận biết những ai thì nhận thư)
• ENC = enclosure (khi các bạn gửi kèm theo thư rất nhiều giấy má khác)
• PP = per procurationem (Đây là tiếng La-tinh, tức là các bạn ký thay cho người khác khi viết thư; nếu bọn chúng không phải có mặt để tự ký)
• PS = postscript (dùng khi chúng ta muốn thêm vài điều nữa sau khi ta đã hoàn thành bức thư và đã ký tên – thông thường đối với thư viết tay)
• PTO (informal) = please turn over (nhận định rằng người đọc thư biết rằng bức thư còn được tiếp tục ở mặt sau)
• RSVP = please reply (bằng lòng hồi đáp)

Theo infonet.vn